Trong khuôn khổ dự án xây dựng hệ thống CSDL Tài nguyên và Môi trường cho tỉnh Vĩnh long, một hệ thống quản lý kho hồ sơ quét và kết nối với CSDL VILAP được xây dựng nhằm cung cấp cho Sở TN&MT Vĩnh long một công cụ lưu trữ, tra cứu và liên kết hồ sơ quét một cách nhanh chóng, thuận tiện và khoa học.

Các chuyên viên của Sở có thể tìm kiếm một hồ sơ theo nhiều tiêu chí, xem và in các thông tin, cập nhật thông tin metadata, và toàn bộ hệ thống được truy cập trực tiếp trên internet, chia sẻ qua mạng internet một cách dễ dàng và bảo mật.

Các loại hồ sơ quét được tổ chức, sắp xếp quản lý theo các chủ đề, lĩnh vực khác nhau giúp quản lý tài liệu đa dạng, linh hoạt. Toàn bộ hồ sơ được điện tử hóa, lưu trữ trên máy chủ CSDL một cách an toàn, bảo mật và lâu dài.

Các ưu điểm nổi bật:

  • Đảm bảo tính an toàn, bảo mật thông tin của hồ sơ lưu trữ trên hệ thống
  • Giảm tối đa thời gian truy vấn, tìm kiếm thông tin
  • Dễ dàng sao lưu, phục hồi cấu trúc thông tin.
  • Tuân thủ chặt chẽ quy trình quản lý và khai thác hồ sơ từ thu thập, bảo quản, chỉnh lý, tra cứu.
  • Thích hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp/cơ quan/tổ chức.
  • Dễ sử dụng và tiếp cận.

Các module của hệ thống:

Module thiết lập thông tin hệ thống:

  • Thiết lập giao thức truyền tập tin (File Transfer Protocol): Nhằm thiết lập việc trao đổi thông tin qua mạng lưới truyền thông bằng giao thức TCP/IP (Internet – mạng ngoại bộ hoặc intranet – mạng nội bộ).
  • Sao lưu và phục hồi hệ thống: Chức năng này giúp đảm bảo tính an toàn thông tin, tránh trường hợp mất dữ liệu vì các nguyên nhân khách quan (virus, lỗi phần cứng, hệ điều hành) cũng như các nguyên nhân chủ quan (xóa nhầm dữ liệu). Đồng thời, tự động cập nhật lại cấu trúc thông tin đã được sao lưu khi hệ thống có vấn để xảy ra.

Module thiết lập danh mục hệ thống

Module này thực hiện chức năng thiết lập cấu trúc thông tin hệ thống lưu trữ, thêm dữ liệu file, hồ sơ, bao gồm:

  • Thêm mới phông (kho), kệ, ngăn, hộp, file: Người dùng có thể tạo các phông, kệ, ngăn, hộp, file để phân chia các loại hồ sơ khác nhau, phục vụ cho việc quản lý hồ sơ hiệu quả.
  • Chỉnh sửa, xóa thông tin cấu trúc: Chức năng này thực hiện các thay đổi tên cũng như xóa các phông (kho), kệ, ngăn, hộp bị lỗi hoặc không dùng.

Module tìm kiếm dữ liệu (metadata)

Thực hiện chức năng tìm kiếm hồ sơ, cập nhật thông tin và các tương tác khác với hồ sơ quét và file. Hệ thống quản lý kho hồ sơ quét được thiết kế bộ lọc linh hoạt cho người dùng tùy chọn tìm kiếm tất cả hồ sơ hoặc tìm kiếm theo các thông tin nhất định của hồ sơ quét đã được lưu trữ trên hệ thống.

Cập nhật thông tin: Chức năng này đảm bảo thông tin được làm mới, chính xác nhất, hay nói cách khác là hỗ trợ việc cập nhật thông tin trong quá trình truy vấn hồ sơ, người dùng phát hiện ra sai sót hoặc có những thông tin mới chưa được bổ sung.